업무 상황	적합한 방식
특정 거래처와 공급계약 체결	수신인을 지정해 개별 전송
여러 거래처에 동일한 양식의 계약 발송	대량전송
불특정 다수에게 신청서·동의서 접수	링크싸인
ERP·WMS에서 계약 업무까지 연결	API 연동

특정 거래처와 계약을 체결한다면 상대방을 수신인으로 지정해 문서를 보내는 방식이 적합합니다.

반면 여러 거래처에 동일한 형식의 문서를 보내야 한다면 Business 요금제의 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.

이싸인온 대량전송은 동일한 서식의 문서를 한 번에 최대 500명에게 보낼 수 있으며, 엑셀을 이용해 거래처별 이름이나 연락처, 계약 조건 등의 데이터를 각 문서에 반영할 수 있습니다.

여러 거래처에 서로 다른 계약 조건도 한 번에 보낼 수 있나요?

가능합니다.

예를 들어 100개 협력사와 동일한 형식의 공급계약서를 체결하지만 업체명, 담당자, 단가 또는 계약기간 등이 서로 다르다고 가정해 보겠습니다.

이싸인온 대량전송에서는 엑셀에 거래처별 데이터를 입력한 뒤 각 행의 정보를 개별 문서에 반영해 발송할 수 있습니다.

텍스트박스뿐 아니라 체크박스, 라디오박스와 드롭다운박스 등에 입력할 값도 대량전송 데이터로 설정할 수 있습니다.

다만 단가나 계약기간처럼 중요한 계약 조건을 엑셀에서 미리 입력한다면 발송 전 데이터가 정확하게 매칭됐는지 확인하는 과정이 필요합니다.

담당자가 외근 중이어도 계약할 수 있나요?

전자계약은 상대방이 문서를 받기 위해 특정 장소에 있을 필요가 없습니다.

거래처 담당자는 전달받은 문서를 모바일이나 PC에서 확인하고 서명할 수 있으며, 별도의 이싸인온 계정을 만들지 않고 문서에 참여할 수 있습니다.

다만 기존 초안처럼 모든 공급계약에 링크싸인을 사용하는 것은 권장하지 않습니다.

링크싸인은 특정 수신인의 연락처를 미리 등록하지 않고 URL이나 QR코드를 여러 사람에게 공유해 문서를 작성받는 방식입니다.

따라서 지정된 거래처와의 공급계약보다는 행사 신청서나 동의서처럼 여러 사람이 같은 문서에 접근해야 하는 업무에 더 적합합니다.

계약이 완료됐는지는 어떻게 확인하나요?

종이 계약에서는 거래처에 전화하거나 이메일을 보내 계약서 회신 여부를 확인하는 경우가 있습니다.

전자계약에서는 문서의 진행 상태를 시스템에서 확인할 수 있고, 계약 완료 후에는 완료 문서와 계약 과정에서 기록된 이력을 함께 관리할 수 있습니다.

이싸인온은 문서 완료 시 타임스탬프를 적용하고 문서별 고유 해시값을 보관합니다. 또한 서명자의 열람 시점과 서명 시점, 접속 IP, 서명 요청부터 완료까지의 주요 행위 이력을 기록합니다.

이러한 기록은 계약의 결과를 자동으로 보장하는 것은 아니지만, 이후 계약 과정이나 완료 시점을 다시 확인해야 할 때 참고 자료로 활용할 수 있습니다.

ERP나 WMS와 전자계약을 연결할 수 있나요?

구매·조달 업무를 이미 ERP나 WMS에서 관리하고 있다면 전자계약만 별도의 시스템에서 반복적으로 처리하는 것도 번거로울 수 있습니다.

이싸인온은 API를 통해 외부 업무 시스템과 전자계약 기능을 연동할 수 있습니다.

API 개발 문서에서는 문서 생성, 조회, 상태 변경, 재전송, 서식 관리 등의 기능을 제공하고 있어 기존 시스템의 업무 흐름에 전자계약 절차를 연결하는 방식으로 활용할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 업무 흐름을 검토할 수 있습니다.

ERP에서 거래 정보 확정 → 계약 문서 생성 → 거래처 전송 → 서명 완료 상태 확인 → 다음 업무 진행

구체적인 자동화 범위는 현재 사용 중인 ERP·WMS와 필요한 업무 프로세스에 따라 달라질 수 있으므로 실제 연동 전에는 API 지원 범위를 확인하는 것이 좋습니다.

거래처가 많아져도 사용자 계정을 추가할 수 있나요?

구매팀뿐 아니라 법무팀, 재무팀이나 각 사업부가 함께 전자계약을 사용하는 경우 내부 사용자가 늘어날 수 있습니다.

이싸인온은 요금제에서 내부 사용자 계정을 무제한으로 추가할 수 있어 여러 부서가 함께 계약 문서를 관리하는 방식으로 확장할 수 있습니다.

다만 이용할 수 있는 세부 기능은 Standard와 Business 요금제에 따라 차이가 있으므로, 대량전송이나 승인 등 필요한 기능을 기준으로 요금제를 확인하는 것이 좋습니다.

공급계약에서 중요한 것은 ‘계약 속도’보다 ‘대기 업무를 줄이는 것’입니다

전자계약을 도입한다고 해서 모든 계약이 몇 분 만에 완료되는 것은 아닙니다.

거래 조건에 대한 협의가 남아 있거나 내부 검토와 승인이 필요한 계약이라면 그 과정에는 여전히 시간이 필요합니다.

전자계약이 줄여주는 것은 출력, 날인, 스캔, 문서 전달과 회수처럼 계약 내용과 직접적인 관련이 없는 반복 업무입니다.

구매·조달 담당자 입장에서는 이것이 더 현실적인 변화입니다.

특히 여러 거래처에 반복적으로 계약서를 발송한다면 대량전송을 활용하고, 기존 ERP나 WMS를 중심으로 업무하고 있다면 API 연동을 검토하는 식으로 현재 프로세스에 맞게 전자계약을 적용하는 것이 좋습니다.

이싸인온은 최대 500명까지의 대량전송과 외부 시스템 API 연동을 지원하며, 서비스 운영에는 ISO/IEC 27001 인증 운영체계와 CSAP 기반 Microsoft Azure 인프라, 저장 데이터 암호화와 TLS·HTTPS 전송 구간 보호가 적용됩니다.

전자계약을 검토하고 있다면 단순히 “계약을 얼마나 빨리 끝낼 수 있는가”보다 우리 구매·조달 프로세스에서 어떤 문서 이동과 반복 작업을 줄일 수 있는가부터 살펴보시기 바랍니다.

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