대학교 행정 서류, 전자계약으로 한 번에 처리하는 방법
대학교 행정 서류, 전자계약으로 한 번에 처리하는 방법
새 학기를 앞둔 대학 행정 부서는 다양한 서류를 동시에 처리해야 합니다.
교무·인사 부서에서는 시간강사와 기간제 근로자의 계약서를 준비하고, 학생지원 부서에서는 각종 신청서와 동의서를 접수합니다. 산학협력단에서는 연구원 채용 서류와 연구과제 관련 협약서를 관리해야 합니다.
문서의 종류는 서로 다르지만 업무 과정은 비슷합니다.
문서 작성 → 출력 → 전달 → 서명 요청 → 미제출자 확인 → 회수 → 스캔 → 보관
근무지와 연구실이 여러 곳으로 나뉘어 있거나 외부 강사와 연구자가 많다면 서류를 전달하고 회수하는 데 더 많은 시간이 필요합니다.
전자계약을 활용하면 반복해서 사용하는 문서를 전자서식으로 만들고, 여러 대상자에게 한꺼번에 전달하며, 제출 여부와 완료 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.
이번 글에서는 대학교 행정에서 이싸인온(eSignon)을 활용할 수 있는 문서와 실제 업무 방법을 알아보겠습니다.
대학교 행정 서류가 복잡해지는 이유
대학교에는 학생뿐 아니라 교수, 시간강사, 연구원, 교직원, 외부 기업과 연구기관 등 다양한 참여자가 있습니다.
부서별로 사용하는 문서도 다릅니다.
교무·인사 업무
▪️시간강사 임용계약서
▪️기간제 근로계약서
▪️연구원 근로계약서
▪️개인정보 수집·이용 동의서
▪️보안서약서
▪️연구윤리 서약서
학생 행정 업무
▪️등록금 반환 신청서
▪️기숙사 입사 관련 동의서
▪️현장실습 참여 동의서
▪️개인정보 수집·이용 동의서
▪️프로그램 참여 확인서
▪️장학금·지원사업 관련 확인서
산학협력 업무
▪️연구과제 참여계약서
▪️연구원 참여 확인서
▪️산학협력 협약서
▪️기술이전·용역계약서
▪️비밀유지계약서
▪️연구비 관련 확인서
이러한 문서는 특정 학기나 사업 기간에 집중적으로 발생하며, 기본 양식은 같지만 이름·소속·기간·금액 등 일부 정보가 사람마다 달라지는 경우가 많습니다.
이때 문서를 한 명씩 작성하고 이메일이나 우편으로 개별 발송하면 반복 입력과 제출 현황 관리에 많은 업무가 발생합니다.
모든 대학 서류를 같은 방식으로 전자화해도 될까요?
전자계약을 도입하기 전에는 문서의 성격부터 구분해야 합니다.
문서 유형 | 활용 방향 |
|---|---|
시간강사·연구원 계약서 | 개인별 계약서를 대량전송 |
보안서약서·일반 동의서 | 개별 발송 또는 대량전송 |
공개 신청서·행사 참여 동의서 | 링크싸인 URL·QR 활용 |
산학협력 협약·용역계약 | 참여자와 서명 순서를 지정해 개별 발송 |
인간대상연구 동의서 | 기관위원회 승인 절차와 연구 기준을 별도 검토 |
전자문서법은 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 전자문서라는 이유만으로 문서의 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다. 전자서명 역시 전자적 형태라는 이유만으로 서명이나 날인으로서의 효력이 부인되지 않습니다. 다만 구체적인 효력과 절차는 문서의 종류, 당사자의 의사, 적용 법령과 기관 내부 규정을 함께 확인해야 합니다.
따라서 모든 문서를 한꺼번에 바꾸기보다 반복 횟수가 많고 양식이 일정한 일반 행정문서부터 적용하는 것이 좋습니다.
이싸인온으로 대학 행정 서류 처리하기
1. 반복해서 사용하는 문서를 전자서식으로 만듭니다
먼저 시간강사 임용계약서나 보안서약서처럼 반복적으로 사용하는 문서를 이싸인온에 등록합니다.
문서에서 대상자마다 달라지는 항목에는 작성란을 배치할 수 있습니다.
서식을 만들어 두면 새로운 학기마다 문서 파일을 복사하고 작성란을 다시 만드는 작업을 줄일 수 있습니다.
다만 계약 조건이나 필수 기재사항이 변경됐다면 기존 서식을 그대로 사용하지 말고, 담당 부서의 검토를 거쳐 최신 내용으로 수정해야 합니다.
2. 시간강사·연구원 계약서는 대량전송으로 발송합니다
기본 양식은 같고 대상자 정보만 다른 문서에는 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.
엑셀 파일을 업로드하면 각 행의 정보가 반영된 개별 문서를 생성해 발송할 수 있습니다.
이싸인온 대량전송은 동일한 서식의 문서를 한 번에 최대 500명에게 보낼 수 있으며, 한 문서에 작성 참여자는 최대 2명까지 설정할 수 있습니다.
500명을 초과한다면 소속 단과대학이나 문서 유형에 따라 명단을 나누어 발송하는 것이 좋습니다.
대량전송 전 확인할 내용
▪️대상자 이름과 연락처가 정확한가?
▪️소속과 계약기간이 올바른가?
▪️강의 시수나 계약금액에 오류가 없는가?
▪️계약서별로 다른 특약이 누락되지 않았는가?
▪️문서 제목만 보고 대상자와 학기를 구분할 수 있는가?
▪️내부 검토와 승인 절차가 완료됐는가?
대량전송은 여러 문서를 빠르게 생성할 수 있지만, 잘못된 정보 역시 여러 명에게 동시에 전달될 수 있습니다.
전체 발송 전 내부 테스트 대상자에게 몇 건을 먼저 보내 문서가 정상적으로 생성되는지 확인하는 것이 안전합니다.
3. 수신자는 회원가입 없이 문서를 확인합니다
문서를 받은 시간강사나 연구원은 별도의 이싸인온 계정을 만들지 않아도 이메일 또는 카카오톡·문자로 전달받은 요청에서 문서를 확인하고 작성할 수 있습니다.
PC와 모바일 웹브라우저에서 참여할 수 있어 외부 강사나 다른 지역에서 근무하는 연구자에게 문서를 전달할 때 활용하기 좋습니다.
필요한 경우 비밀번호나 휴대폰 본인확인 등 추가 확인 방법을 설정할 수 있습니다.
다만 모든 문서에 같은 인증 방식을 적용하기보다 문서의 중요도, 개인정보 포함 여부와 대학 내부 기준을 고려해 적절한 방법을 선택해야 합니다.
4. 제출 현황을 확인하고 필요한 대상자에게 다시 안내합니다
문서를 발송한 뒤에는 대량전송 메뉴에서 각 문서의 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
담당자는 별도의 엑셀표에 제출 여부를 다시 기록하기보다 이싸인온의 문서 상태를 기준으로 미완료 대상을 정리할 수 있습니다.
다만 ‘미서명자에게 자동으로 계속 독촉한다’고 설명해서는 안 됩니다.
진행 상태를 확인한 뒤 필요한 대상자에게 다시 안내하는 방식으로 운영하는 것이 정확합니다.
미완료자 안내 문구 예시
안녕하세요.
○○학기 시간강사 임용계약서가 아직 작성 중인 상태로 확인되어 다시 안내드립니다.
계약 내용을 확인하신 뒤 ○월 ○일까지 작성을 완료해 주시기 바랍니다.
계약 내용이나 작성 방법에 관한 문의는 교무팀으로 전달해 주세요.
문서명과 작성 기한, 문의처를 함께 안내하면 처음 보는 전자계약 알림을 스팸이나 피싱으로 오해하는 상황도 줄일 수 있습니다.
5. 공개 신청서와 일반 동의서는 링크싸인으로 접수합니다
대상자가 미리 정해진 계약서는 개별 발송이나 대량전송이 적합합니다.
반면 오리엔테이션, 설명회, 비교과 프로그램처럼 참여자가 현장에서 결정되는 업무에는 링크싸인을 활용할 수 있습니다.
링크싸인은 작성 가능한 URL을 생성해 공유하거나 QR코드로 변환하는 기능입니다. 링크에 참여하는 사람은 이싸인온에 가입하지 않고 문서를 작성할 수 있습니다.
링크싸인 활용 예시
담당자가 신청서 또는 동의서 서식을 만듭니다.
참여 인원과 링크 사용 기간을 설정합니다.
URL을 문자나 이메일로 보내거나 QR코드로 안내합니다.
참여자는 자신의 스마트폰에서 내용을 작성합니다.
담당자는 제출된 문서를 관리 화면에서 확인합니다.