시설관리 계약 갱신, 여러 현장 서류를 한 번에 관리하는 방법
시설관리 계약 갱신, 여러 현장 서류를 한 번에 관리하는 방법
시설관리 업무에서는 현장별로 다양한 계약과 확인서를 관리해야 합니다.
미화·경비 용역계약서부터 승강기 유지보수 계약서, 소방시설 점검 계약서, 협력업체 안전보건 확인서까지 문서의 종류도 다양합니다.
연말이 아니더라도 계약기간이 끝나거나 협력업체가 변경되고, 새로운 현장이 추가될 때마다 계약 갱신 업무가 발생합니다.
문제는 계약서의 수가 많다는 것만이 아닙니다.
본사와 현장, 협력업체 담당자가 서로 다른 장소에 있어 문서를 전달하기 어렵고, 계약마다 진행 상태와 만료일이 달라 누락 여부를 한눈에 파악하기 어렵다는 점입니다.
종이 계약서와 엑셀 계약대장만으로 관리하면 다음과 같은 상황이 반복될 수 있습니다.
▪️어느 현장까지 계약서를 보냈는지 다시 확인해야 합니다.
▪️협력업체의 서명 여부를 엑셀에 직접 기록해야 합니다.
▪️본사 보관본과 현장 보관본의 내용이 달라질 수 있습니다.
▪️계약서와 안전보건 관련 서류가 서로 다른 폴더에 저장됩니다.
▪️담당자가 변경되면 계약 현황을 처음부터 다시 파악해야 합니다.
이럴 때 전자계약을 활용하면 여러 현장과 협력업체에 계약서를 전달하고, 진행 상태와 완료 문서를 한곳에서 관리할 수 있습니다.
이번 글에서는 시설관리업에서 반복되는 갱신 계약을 이싸인온(eSignon)으로 처리하는 방법을 알아보겠습니다.
시설관리 계약 관리가 복잡해지는 이유
현장마다 계약 조건과 담당자가 다릅니다
같은 미화 용역계약이라도 현장마다 계약기간, 인원, 용역비와 담당자가 다를 수 있습니다.
계약서 기본 양식은 같지만 일부 정보가 달라지기 때문에 담당자가 문서를 복사한 뒤 현장별 정보를 직접 수정하는 경우가 많습니다.
이 과정에서 이전 현장의 업체명이나 계약금액이 남아 있으면 잘못된 계약서를 발송할 수 있습니다.
계약 참여자가 여러 장소에 흩어져 있습니다
시설관리 계약에는 본사 계약 담당자, 현장 책임자, 협력업체 대표자와 내부 승인자 등이 참여할 수 있습니다.
종이계약으로 진행하면 각 담당자의 확인과 날인을 받기 위해 문서를 우편으로 보내거나 직접 전달해야 합니다.
한 명의 확인이 늦어지면 현재 계약서가 누구에게 있는지 다시 추적해야 합니다.
계약서와 관련 자료가 따로 관리됩니다
용역계약서와 안전보건 이행확인서, 점검 결과서, 보험 관련 서류 등이 각기 다른 폴더나 이메일에 저장되기도 합니다.
계약서는 본사에 있고 관련 확인서는 현장에 보관돼 있다면 실사나 내부 점검 때 필요한 자료를 다시 수집해야 합니다.
따라서 계약을 전자화할 때는 서명만 빠르게 받는 것보다 계약서와 관련 문서를 어떤 기준으로 분류하고 보관할 것인지까지 함께 설계해야 합니다.
안전보건 서류 한 장이 책임 여부를 결정할까요?
시설관리업에서는 도급·용역·위탁 관계와 안전보건 관리가 함께 언급되는 경우가 많습니다.
중대재해처벌법 제5조는 사업주나 법인 등이 제3자에게 도급·용역·위탁을 맡긴 경우, 해당 시설이나 장소를 실질적으로 지배·운영·관리할 책임이 있다면 제3자의 종사자를 위한 안전·보건 확보 조치를 이행하도록 규정합니다.
다만 계약서나 이행확인서 한 장이 있다는 이유만으로 안전보건 의무가 모두 충족되거나 경영책임자의 책임이 면제되는 것은 아닙니다.
실제 안전보건관리체계가 마련돼 있는지, 필요한 조치와 점검이 이루어졌는지, 미흡한 사항을 개선했는지 등을 종합적으로 확인해야 합니다.
전자계약은 이러한 조치 자체를 대신하는 시스템이 아닙니다.
대신 협력업체에 필요한 계약서와 확인서를 전달하고, 제출 현황과 완료된 자료를 체계적으로 관리하는 수단으로 활용할 수 있습니다.
따라서 다음과 같은 표현은 피해야 합니다.
전자계약을 사용하면 중대재해처벌법상 형사 리스크를 막을 수 있습니다.
대신 다음처럼 설명하는 것이 정확합니다.
전자계약을 활용하면 시설관리 계약과 관련 확인서의 전달·회수·보관 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.