렌탈·구독 가입신청서와 CMS 자동이체 동의서, 전자계약으로 한 번에 처리하는 방법
렌탈·구독 가입신청서와 CMS 자동이체 동의서, 전자계약으로 한 번에 처리하는 방법
안녕하세요. 기업용 전자계약·전자서명 서비스 이싸인온(eSignon)입니다.
렌탈·구독 서비스를 운영하는 기업은 가입신청서와 CMS 자동이체 출금 동의서를 하나의 전자서식으로 구성해 고객에게 전달할 수 있습니다.
고객은 카카오톡이나 이메일로 받은 링크에서 가입 정보를 입력하고, 출금 동의 내용을 확인한 뒤 전자서명까지 이어서 진행할 수 있습니다.
정수기와 생활가전 렌탈부터 자동차 장기렌트, 소프트웨어 구독, 정기 배송, 학원과 피트니스센터까지 정기적으로 이용료를 받는 사업이라면 활용할 수 있는 방식입니다.
다만 전자계약 서비스는 고객의 신청과 동의 문서를 작성·서명·보관하는 역할을 담당합니다. 실제 자동이체 등록과 출금 처리는 이용 중인 금융결제원 CMS, CMS 중개업체 또는 금융기관의 절차에 따라 별도로 진행해야 합니다.
가입신청서와 CMS 동의서를 따로 받으면 생기는 문제
렌탈·구독 서비스에 가입하려는 고객은 일반적으로 서비스 이용 조건이 담긴 가입신청서와 정기 결제를 위한 자동이체 출금 동의서를 작성합니다.
두 문서를 종이, 팩스 또는 이메일 첨부파일로 따로 처리하면 고객과 담당자 모두 같은 정보를 반복해서 확인해야 합니다.
반복 작성으로 인한 고객 이탈
가입신청서에 이름과 연락처를 작성하고, 다시 CMS 동의서에 예금주와 생년월일, 계좌정보를 입력해야 한다면 고객 입장에서는 가입 과정이 길고 복잡하게 느껴질 수 있습니다.
필수 항목이나 서명이 하나라도 빠지면 담당자는 고객에게 문서를 다시 요청해야 합니다.
고객이 서비스 이용을 결정한 시점에 가입을 바로 완료하지 못하면 처리 일정이 늦어지고, 신청을 중단하는 상황도 발생할 수 있습니다.
개인정보가 포함된 종이 문서 관리
CMS 출금 동의서에는 예금주명, 생년월일, 계좌번호 등 금융 거래와 관련된 개인정보가 포함될 수 있습니다.
종이 문서를 책상이나 캐비닛에 보관하거나 스캔 파일을 담당자 PC와 이메일에 분산해 저장하면, 어떤 문서가 최신본인지 확인하기 어렵고 접근 권한을 관리하기도 복잡해집니다.
전자문서로 전환할 때도 단순히 스캔 파일을 저장하는 데서 끝내지 않고, 문서 접근 권한과 전송 구간 보호, 저장 데이터 암호화, 열람·서명 이력 기록 여부를 함께 확인해야 합니다.
출금 동의 사실을 확인할 수 있는 기록 필요
CMS 출금이체는 이용기관이 납부자의 계좌에서 정기적으로 자금을 출금해 지정 계좌로 입금받는 서비스입니다. 금융결제원은 CMS를 금융회사와 공동으로 운영되는 자금 수납·지급 서비스로 안내하고 있습니다.
전자금융거래법에서는 추심이체를 실행하기 전에 지급인으로부터 출금 동의를 받아야 한다고 규정합니다. 시행령에서는 서면, 전자문서 또는 녹취 등 정해진 방법으로 동의를 받을 수 있도록 하고 있습니다.
따라서 중요한 것은 종이인지 전자인지만이 아닙니다.
고객이 어떤 내용을 확인했고, 누가 언제 동의했으며, 해당 문서가 이후 변경되지 않았는지를 확인할 수 있도록 절차를 설계해야 합니다.
어떤 업종에서 활용할 수 있을까요?
가입과 정기 결제 동의가 함께 필요한 업무라면 다양한 업종에서 전자계약을 활용할 수 있습니다.
생활가전·정수기 렌탈
정수기, 비데, 공기청정기, 매트리스 등의 렌탈 계약서와 월 렌탈료 출금 동의서를 함께 받을 수 있습니다.
제품 정보, 설치 주소, 약정 기간, 월 이용료, 중도해지 조건과 같은 계약 내용도 한 문서에서 확인하도록 구성할 수 있습니다.
자동차 리스·장기렌트
차량 정보와 계약 기간, 월 이용료, 운전자 정보, 개인정보 수집 동의, 자동납부 신청 항목을 하나의 전자서식으로 구성할 수 있습니다.
다만 차량 계약은 계약 유형과 금융상품 여부에 따라 추가 확인이나 별도 서류가 필요할 수 있으므로, 실제 업무 규정에 맞춰 문서를 구성해야 합니다.
SaaS·소프트웨어 구독
서비스 이용신청서, 이용약관 확인, 개인정보 처리 동의, 월 이용료 결제 정보를 함께 받을 수 있습니다.
기업 고객을 대상으로 하는 서비스라면 회사명, 사업자등록번호, 담당자 정보, 세금계산서 수신 정보와 같은 항목도 추가할 수 있습니다.
정기 배송·구독박스
식품, 생필품, 꽃, 도서 등 정기 배송 서비스의 신청 정보와 배송 주기, 결제 조건, 자동결제 동의를 한 번에 받을 수 있습니다.
학원·교육 서비스
수강신청서와 수강료 자동이체 동의서, 개인정보 수집·이용 동의서, 환불 규정 확인서를 함께 구성할 수 있습니다.
미성년자 수강생이라면 법정대리인 동의와 서명이 별도로 필요할 수 있으므로 작성 순서와 서명자를 구분해야 합니다.
헬스장·피트니스 멤버십
회원 가입신청서, 월 회비 자동이체 동의, 이용약관, 개인정보 동의와 건강 관련 확인 항목을 모바일로 받을 수 있습니다.
이싸인온으로 두 서류를 한 번에 처리하는 방법
가입신청서와 CMS 동의서를 전자계약으로 전환한다고 해서 기존 서류를 전부 새로 만들 필요는 없습니다.
현재 사용 중인 양식을 기준으로 다음과 같이 구성할 수 있습니다.
1. 가입신청서와 CMS 동의서를 하나의 전자서식으로 구성합니다
가입신청서와 CMS 출금 동의서를 하나의 파일에 여러 페이지로 구성하거나, 가입신청서 하단에 자동이체 동의 항목을 추가할 수 있습니다.
고객은 하나의 링크에 접속해 화면을 넘겨가며 두 문서의 내용을 확인하고 작성할 수 있습니다.
두 문서를 무조건 한 페이지에 넣기보다는 고객이 각 동의 내용을 명확하게 구분할 수 있도록 제목과 안내 문구를 나누는 것이 좋습니다.
2. 고객이 직접 작성할 항목을 설정합니다
고객이 입력해야 할 이름, 연락처, 주소, 계좌정보, 예금주, 생년월일 등의 위치에 작성란을 배치합니다.
반드시 작성해야 하는 항목은 필수 입력으로 설정해 누락을 줄일 수 있습니다.
개인정보 수집 동의나 선택 동의처럼 항목별 의사를 구분해야 한다면 체크박스나 라디오 버튼을 이용해 각각 선택하도록 구성하는 것이 좋습니다.
모든 내용을 하나의 동의 문구로 묶기보다는 계약 조건, 개인정보 동의, 출금 동의를 명확히 구분해야 고객이 자신이 동의하는 내용을 확인하기 쉽습니다.
3. 계약 성격에 맞는 본인확인 방법을 선택합니다
이싸인온에서는 문서 접근 비밀번호와 휴대폰 본인인증 등 문서 특성에 맞는 인증 절차를 설정할 수 있습니다.
출금 동의처럼 본인 여부가 중요한 문서는 단순히 링크에 접속해 서명하는 방식만 사용하기보다, 거래 위험과 이용 중인 CMS 업체의 기준을 고려해 적절한 본인확인 절차를 적용하는 것이 좋습니다.
서명 과정에서는 문서 열람 시점, 서명 시점, 접속 IP와 문서 진행 이력이 기록됩니다.
4. 카카오톡이나 이메일로 고객에게 전송합니다
고객의 연락처를 알고 있다면 카카오톡이나 이메일로 서명 요청을 보낼 수 있습니다.
고객은 별도의 앱을 설치하거나 이싸인온에 회원가입하지 않아도 전달받은 링크에서 문서를 확인하고 전자서명할 수 있습니다.
매장이나 상담 현장에서 고객이 직접 문서를 작성해야 한다면 링크싸인의 URL 또는 QR코드를 활용할 수도 있습니다. 링크싸인은 생성된 링크나 QR코드에 접속해 PC, 모바일, 태블릿에서 문서를 작성하는 기능입니다.
다만 링크나 QR코드를 여러 사람이 함께 사용하는 경우에는 계약 성격에 맞춰 휴대폰 본인인증, 접근 암호, 중복 제출 제한과 같은 보안 설정을 함께 검토해야 합니다.
5. 미완료 고객과 완료 문서를 구분해 관리합니다
문서를 발송한 뒤에는 진행 중, 완료, 취소 등의 상태를 구분해 확인할 수 있습니다.
아직 작성하지 않은 고객에게는 이메일 또는 카카오톡 알림을 다시 전송할 수 있어, 계약서를 새로 만들어 보낼 필요가 없습니다.
모든 작성 절차가 끝나면 완료 문서와 문서이력인증서를 저장할 수 있습니다.
문서이력인증서에는 계약 과정에서 기록된 주요 이력이 포함되므로, 고객 문의가 발생했을 때 계약 진행 과정과 시점을 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.
6. 가입자가 많다면 대량전송을 활용합니다
프로모션이나 서비스 전환으로 같은 양식의 신청서를 여러 고객에게 보내야 한다면 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.
엑셀 파일에 고객별 이름, 연락처, 상품명, 이용요금과 같은 정보를 입력한 뒤 동일한 서식을 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다. 대량전송 문서의 작성자는 최대 2명까지 설정할 수 있습니다.
예를 들어 고객과 법정대리인, 고객과 공동계약자처럼 두 명의 작성이 필요한 업무에도 적용할 수 있습니다.
종이 방식과 전자계약 방식 비교
비교 항목 | 종이·스캔 방식 | 이싸인온 전자계약 |
|---|---|---|
문서 전달 | 방문, 우편, 팩스, 이메일 첨부 | 카카오톡·이메일·URL·QR |
고객 작성 | 문서별 반복 작성 | 하나의 전자서식에서 연속 작성 |
작성 누락 | 담당자가 수동 확인 | 필수 작성란으로 누락 방지 |
진행 확인 | 전화·문자로 개별 확인 | 문서 상태에서 진행 여부 확인 |
미작성 안내 | 문서를 다시 첨부해 요청 | 카카오톡·이메일 알림 재전송 |
완료 문서 | 스캔·분류·파일명 정리 | 완료 문서와 이력인증서 저장 |
대량 처리 | 고객별로 개별 문서 작성 | 동일 서식 최대 500명 전송 |
문서 접근 | 캐비닛·공용 폴더 관리 | 사용자 역할·열람 권한 설정 |