프랜차이즈·물류센터 근로계약서, 대량전송으로 관리하는 방법
프랜차이즈·물류센터 근로계약서, 대량전송으로 관리하는 방법
전국에 여러 매장을 운영하는 프랜차이즈 본사나 대규모 인력을 채용하는 물류센터에서는 근로계약서 작성이 매달 반복됩니다.
매장별로 수시 채용되는 아르바이트 근로자, 특정 기간에 집중적으로 투입되는 단기근로자, 근무지와 근로조건이 각각 다른 현장 인력까지 한꺼번에 관리해야 합니다.
채용은 각 매장과 현장에서 이루어지지만, 계약서 확인과 보관 책임은 본사 인사팀에 집중되는 경우가 많습니다.
“점장님, 근로계약서 서명란이 비어 있습니다.”
“팩스로 받은 계약서가 흐려서 근무시간이 보이지 않습니다.”
“지난주에 보냈다는 원본이 아직 본사에 도착하지 않았습니다.”
“이번 달 입사자 중 누가 아직 계약서를 제출하지 않았나요?”
이런 확인 업무가 반복되면 인사팀은 채용과 인력 운영보다 계약서 회수와 정리에 더 많은 시간을 쓰게 됩니다.
특히 근로자가 여러 지역에 흩어져 있고 입·퇴사가 잦은 조직에서는 종이 계약 방식만으로 계약서의 발송, 작성, 교부, 회수, 보관 상태를 일관되게 관리하기 어렵습니다.
이싸인온 전자계약을 활용하면 근로계약서 서식을 한 번 등록한 뒤 여러 근로자에게 한꺼번에 발송하고, 작성 진행 상태와 완료 문서를 본사에서 확인할 수 있습니다.
근로계약서 관리는 단순한 행정 업무가 아닙니다
근로계약서는 사용자와 근로자가 임금, 근로시간, 휴일 등 주요 근로조건을 확인하는 기본 문서입니다.
근로기준법에 따라 사용자는 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등 주요 근로조건을 서면으로 명시하고 근로자에게 교부해야 합니다.
이를 작성하거나 교부하지 않으면 500만 원 이하의 벌금이 부과될 수 있습니다.
기간제 또는 단시간근로자의 경우에는 계약기간, 근로시간, 임금, 휴일·휴가, 근무 장소와 업무 내용 등을 서면으로 명시하지 않으면 별도의 과태료 대상이 될 수 있습니다.
근로계약서를 작성한 뒤에는 보관 의무도 확인해야 합니다.
근로기준법과 시행령에 따르면 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보존해야 합니다.
따라서 기업은 다음 사항을 모두 관리할 수 있어야 합니다.
▪️근로 시작 전 필요한 근로조건을 명확히 안내했는지
▪️근로자 본인이 계약 내용을 확인하고 작성했는지
▪️작성된 계약서를 근로자에게 교부했는지
▪️아직 작성하지 않은 근로자가 누구인지
▪️완료된 계약서를 법정 기간 동안 찾을 수 있는지
▪️근로조건이 변경됐을 때 새로운 계약이나 변경 문서를 작성했는지
계약서 한 장을 받는 것보다, 계약서가 작성되고 교부되고 보관되는 전체 과정을 관리하는 것이 중요합니다.
전국 매장의 종이 계약서는 왜 자꾸 누락될까요?
종이 근로계약서는 보통 다음과 같은 과정을 거칩니다.
본사에서 서식을 만들어 각 매장으로 전달합니다.
점장이나 현장 관리자가 계약서를 출력합니다.
근로자와 관리자가 계약 내용을 작성하고 서명합니다.
완료된 계약서를 팩스나 이메일로 먼저 보내고, 종이 원본은 우편이나 내부 배송으로 본사에 전달합니다.
본사 인사팀은 도착한 서류를 확인하고 스캔한 뒤 파일철이나 문서함에 보관합니다.
단계가 많아질수록 누락 가능성도 커집니다.
작성 내용이 빠집니다
근무 장소, 계약기간, 임금, 근로시간, 휴일 또는 서명란이 비어 있는 상태로 제출될 수 있습니다.
본사 담당자가 뒤늦게 발견하면 매장에 다시 연락하고 계약서를 재작성해야 합니다.
제출 경로가 제각각입니다
어떤 매장은 팩스로 보내고, 어떤 매장은 사진을 찍어 메신저로 보내며, 다른 매장은 종이 원본만 우편으로 보낼 수 있습니다.
파일 형식과 해상도, 이름 작성 방식이 달라 계약서를 정리하는 데 시간이 필요합니다.
현재 상태를 확인하기 어렵습니다
근로계약서가 아직 작성되지 않은 것인지, 매장에서 보관 중인지, 우편으로 이동 중인지 한눈에 파악하기 어렵습니다.
결국 본사 인사팀이 매장별로 연락해 진행 상태를 확인해야 합니다.
담당자가 바뀌면 기록이 끊깁니다
점장이나 인사담당자가 퇴사하면 계약서가 어느 폴더에 저장됐는지, 원본을 본사에 보냈는지 확인하기 어려워질 수 있습니다.
종이 계약의 가장 큰 문제는 계약서를 작성할 수 없다는 것이 아닙니다.
계약 진행 상태를 본사가 실시간으로 확인하기 어렵고, 제출 경로와 보관 방식이 매장마다 달라진다는 점입니다.
이싸인온으로 근로계약서를 관리하는 과정
프랜차이즈 본사나 물류센터에서는 기존 근로계약서 양식을 이싸인온 서식으로 등록해 반복 사용할 수 있습니다.
근로자별로 달라지는 이름, 근무 장소, 계약기간, 임금과 근로시간 등을 작성란으로 설정하고, 여러 근로자에게 계약서를 전송합니다.
1단계. 근로계약서 서식을 등록합니다
현재 회사에서 사용하는 근로계약서 파일을 이싸인온에 업로드합니다.
근로자 이름, 근무 장소, 계약기간, 업무 내용, 임금, 근로시간, 휴일, 계약일과 서명란 등 근로자별로 입력해야 하는 위치에 작성란을 배치합니다.
한 번 등록한 서식은 같은 유형의 근로자를 채용할 때 반복해서 사용할 수 있습니다.
매장이나 현장마다 일부 조건이 다르다면 근무지, 시급, 계약기간 등 달라지는 항목만 근로자별 정보로 입력할 수 있습니다. 이싸인온 공식 사례에서도 대량전송용 엑셀에 근로자 정보를 입력해 각 근로자의 조건이 반영된 개별 계약서를 보내는 방식을 안내하고 있습니다.
2단계. 반드시 작성해야 할 항목을 설정합니다
근로계약서에서 반드시 확인해야 하는 작성란은 필수 입력으로 설정할 수 있습니다.
필수 입력으로 지정된 작성란을 완료하지 않으면 다음 단계로 넘어갈 수 없어, 서명이나 날짜 같은 항목이 비어 있는 상태로 계약이 완료되는 상황을 줄이는 데 도움이 됩니다.
다만 필수 입력 기능이 계약서의 법적 적정성을 자동으로 판단하는 것은 아닙니다.
회사는 근로형태와 적용 법령에 맞게 근로계약서의 필수 기재사항을 먼저 검토해야 합니다.
3단계. 엑셀 명단으로 여러 명에게 발송합니다
근로자가 여러 명이라면 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.
대량전송용 엑셀 파일에 근로자 이름, 휴대전화번호, 이메일, 근무지와 계약조건을 입력한 뒤 업로드하면 각 근로자에게 자신의 정보가 반영된 계약서를 발송할 수 있습니다.
이싸인온 대량전송은 동일한 양식의 문서를 한 번에 최대 500명에게 전송할 수 있습니다.
500명을 초과한다면 대상자를 여러 그룹으로 나누어 발송하는 방식으로 운영할 수 있습니다.
4단계. 근로자가 모바일에서 확인하고 서명합니다
근로자는 카카오톡 알림톡, 문자 또는 이메일로 전달받은 요청을 확인합니다.
계약서를 받는 근로자는 이싸인온 계정을 만들거나 별도의 프로그램을 설치하지 않고도 브라우저에서 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.
스마트폰 사용이 익숙하지 않은 근로자에게는 현장 관리자가 서명 요청 메시지를 확인하는 방법과 화면 이동 순서를 안내할 수 있습니다.
다만 관리자가 근로자 대신 내용을 입력하거나 서명해서는 안 됩니다.
근로자가 계약 내용을 직접 확인하고 자신의 의사에 따라 작성하도록 안내해야 합니다.
5단계. 본사에서 진행 상태를 확인합니다
담당자는 어떤 근로자가 계약서를 완료했는지, 아직 진행 중인지 관리자 화면에서 확인할 수 있습니다.
서명이 완료되지 않은 근로자에게는 이메일이나 카카오톡으로 알림을 다시 보낼 수 있습니다. 이 기능은 자동으로 계속 독촉하는 방식이 아니라, 담당자가 필요한 대상에게 서명 요청 알림을 재전송하는 기능으로 이해하는 것이 정확합니다.
본사는 매장마다 전화를 걸어 제출 여부를 물어보기보다 시스템에 표시된 상태를 기준으로 미완료 대상자를 관리할 수 있습니다.
6단계. 완료 문서와 이력을 함께 확인합니다
계약이 완료되면 완료 문서와 문서이력인증서를 확인할 수 있습니다.
문서이력인증서에는 서명 참여자, 인증 방식, 열람·서명 시점, 접속 IP, 기기와 브라우저 정보 등 계약 진행 과정을 확인하는 데 필요한 주요 정보가 기록됩니다.
문서이력인증서는 계약서가 어떤 과정을 거쳐 완료됐는지 확인하는 자료입니다.
다만 근로계약서의 내용이 법령을 준수했는지, 근로조건이 적절한지를 자동으로 보장하는 자료는 아닙니다.
계약서 내용과 체결 절차는 회사가 별도로 관리해야 합니다.
앱 설치 없는 서명이 현장에서 중요한 이유
프랜차이즈 매장과 물류센터의 근로자는 회사 시스템을 매일 사용하는 본사 직원과 환경이 다릅니다.
짧은 기간만 근무하는 단기근로자도 있고, 회사 이메일 계정이 없는 아르바이트 근로자도 있습니다.
디지털 서비스에 익숙하지 않은 중장년·시니어 근로자도 있을 수 있습니다.
이들에게 별도의 계정 생성이나 앱 설치를 요구하면 계약을 시작하기 전에 문의가 늘어날 수 있습니다.
이싸인온에서는 계약서를 받는 상대방이 별도의 회원가입이나 프로그램 설치 없이 전달받은 요청을 통해 문서를 확인하고 서명할 수 있습니다.
화면 사용이 어려운 근로자에게는 관리자가 절차를 설명할 수 있지만, 계약 내용 확인과 서명은 근로자 본인이 직접 진행하도록 해야 합니다.
종이 계약과 전자계약의 업무 흐름 비교
구분 | 종이 계약 방식 | 이싸인온 전자계약 방식 |
|---|---|---|
계약서 준비 | 본사 또는 매장에서 출력 | 등록한 전자서식 반복 사용 |
대상자 정보 입력 | 문서마다 수기 작성 | 엑셀 명단을 이용해 개별 정보 반영 |
계약서 전달 | 매장 전달, 팩스, 이메일, 우편 | 카카오톡·문자·이메일 발송 |
근로자 작성 | 종이에 직접 작성 | 스마트폰 또는 PC에서 작성 |
누락 확인 | 본사에서 한 장씩 검토 | 필수 작성란으로 누락 가능성 감소 |
진행 상태 | 매장별 전화·메신저 확인 | 관리자 화면에서 문서 상태 확인 |
미완료자 관리 | 개별 전화 또는 재출력 | 대상자 확인 후 알림 재전송 |
완료 문서 | 팩스·스캔본과 원본을 별도 관리 | 완료 문서와 진행 이력 확인 |
문서 검색 | 파일철·폴더에서 수작업 검색 | 문서명과 참여자 등으로 검색 |
보관 | 문서고와 파일철 관리 | 법정 보존기간과 내부 정책에 맞춰 전자문서 관리 |