아웃소싱·파견업 근로계약서, 대량전송으로 미체결 위험 줄이기
이번 주 입사자는 15명인데, 근로계약서는 아직 준비 중인가요?
“이번 주 신규 입사자가 15명인데 계약서는 아직 한 명도 못 받았어요.”
인력아웃소싱, 제조도급, 건물관리, 유통·물류 현장에서 어렵지 않게 들을 수 있는 이야기입니다.
근로자는 여러 현장에 흩어져 있고, 출근 시간과 교대 일정도 제각각입니다. 입사와 퇴사가 수시로 발생하다 보니 인사담당자가 모든 근로자를 직접 만나 계약서를 작성하기도 어렵습니다.
계약서를 출력해 현장관리자에게 전달했지만 근로자가 쉬는 날이거나, 서명한 계약서가 본사까지 돌아오지 않는 경우도 있습니다.
결국 현장에서는 근무가 시작됐지만 본사에는 완료된 근로계약서가 없는 상태가 이어집니다.
근로계약서는 나중에 정리해도 되는 입사 서류가 아닙니다.
근로조건을 명확하게 안내하고 사용자와 근로자 모두를 보호하기 위해 근로계약을 체결할 때 반드시 확인해야 하는 기본 문서입니다.
특히 근로자가 여러 현장에 분산된 아웃소싱 기업이라면 담당자의 기억과 현장관리자의 전달에 의존하기보다, 계약서 작성과 교부 여부를 확인할 수 있는 관리 체계를 마련해야 합니다.
“일단 출근하고 계약서는 나중에”가 위험한 이유
현장 인력이 급하게 필요한 경우에는 계약서보다 출근 일정을 먼저 맞추려는 상황이 생길 수 있습니다.
하지만 계약서 작성이 늦어지면 회사와 근로자 모두 정확한 근로조건을 확인하지 못한 채 근무를 시작하게 됩니다.
주요 근로조건을 서면으로 명시하고 교부해야 합니다
사용자는 근로계약을 체결할 때 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가 등 법에서 정한 근로조건을 명시해야 합니다.
이 가운데 주요 사항은 근로자가 확인하고 보관할 수 있도록 서면으로 교부해야 하며, 전자문서 형태로 교부하는 것도 가능합니다.
근로계약서를 작성했더라도 회사만 보관하고 근로자에게 전달하지 않았다면 교부 의무를 제대로 이행하지 않은 것으로 판단될 수 있습니다.
따라서 실무에서는 근로자가 근무를 시작하기 전에 계약 내용을 확인하고, 사용자와 근로자의 의사가 반영된 최종 계약서를 교부받을 수 있도록 준비하는 것이 안전합니다.
위반 시 형사처벌이나 과태료 대상이 될 수 있습니다
근로기준법상 주요 근로조건을 명시하고 서면을 교부해야 하는 의무를 위반하면 500만 원 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다.
기간제근로자나 단시간근로자에게 법에서 정한 근로조건을 서면으로 명시하지 않은 경우에는 기간제법에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
다수의 근로자에게 같은 위반이 발생했다고 해서 언제나 최고 금액이 일괄 부과되는 것은 아닙니다.
다만 근로조건 명시 의무는 개별 근로자와 계약을 체결할 때마다 발생하므로, 누락된 근로자가 많을수록 기업이 부담해야 할 법적 리스크도 커질 수 있습니다.
근로조건 분쟁에 대응하기 어려워집니다
근로계약서가 없다고 해서 근로관계 자체가 사라지는 것은 아닙니다.
하지만 임금, 근로시간, 휴게시간, 휴일, 계약 기간과 근무 장소 등을 둘러싼 의견 차이가 발생하면 당초 어떤 조건으로 합의했는지를 확인하기 어려워집니다.
구두로 설명했다거나 현장관리자가 별도로 안내했다는 사실만으로는 당시의 계약 내용을 명확하게 입증하기 어려울 수 있습니다.
근로계약서는 단순한 행정 서류가 아니라 사용자와 근로자가 합의한 근로조건을 확인하는 기본 자료입니다.
아웃소싱 현장에서 종이 계약서가 늦어지는 이유
아웃소싱 기업의 근로계약 업무는 일반적인 사무직 채용과 구조가 다릅니다.
본사에서 계약서를 준비하더라도 실제 근로자는 공장, 물류센터, 매장, 건물관리 현장 등 여러 장소에서 근무합니다.
근로자와 인사담당자가 같은 장소에 있지 않습니다
본사 담당자가 근로자를 직접 만나기 어렵기 때문에 계약서를 현장관리자에게 전달하거나 우편으로 보내야 합니다.
현장관리자가 근로자에게 서명을 받더라도 완료된 계약서가 본사로 돌아오기까지 시간이 걸립니다.
입사 정보가 계속 변경됩니다
입사 예정자가 갑자기 출근하지 않거나 근무 현장이 변경되기도 합니다.
시급, 근무시간, 계약 기간과 담당 현장이 바뀌면 이미 출력한 계약서를 다시 작성해야 합니다.
서명 누락을 늦게 발견합니다
계약서가 본사에 도착한 뒤에야 서명이나 필수 항목이 빠졌다는 사실을 발견하기도 합니다.
다시 현장으로 계약서를 보내고 서명을 받아야 하므로 미체결 상태가 길어질 수 있습니다.
완료 여부를 한눈에 알기 어렵습니다
엑셀에는 계약 완료로 표시되어 있지만 실제 계약서는 현장에 남아 있거나, 계약서는 회수됐지만 근로자에게 사본을 교부했는지 확인하기 어려울 수 있습니다.
종이 문서를 장기간 관리해야 합니다
근로자별 계약서를 현장, 입사일과 계약 유형에 따라 분류하고 보관해야 합니다.
근로계약 관련 중요 서류는 법에서 정한 기간 동안 보존해야 하므로, 계약 건수가 많을수록 문서 검색과 보관 업무도 함께 늘어납니다.
이싸인온으로 근로계약 업무를 한 흐름으로 연결하세요
이싸인온을 활용하면 근로계약서 작성, 전송, 서명 상태 확인과 완료 문서 보관 과정을 온라인에서 관리할 수 있습니다.
기존에 사용하던 근로계약서를 서식으로 등록해 두고 신규 입사자 정보만 변경하여 반복해서 사용할 수 있습니다.
1. 근로계약서 서식을 등록합니다
기업에서 사용하는 근로계약서 파일을 이싸인온에 업로드합니다.
근로자명, 근무 장소, 계약 기간, 임금, 근로시간과 서명란 등 입사자별로 달라지는 위치에 작성란을 배치합니다.
반드시 확인하거나 작성해야 하는 항목은 필수 작성란으로 설정하여 누락 가능성을 줄일 수 있습니다.
한 번 만든 서식은 같은 유형의 근로자를 채용할 때 반복해서 사용할 수 있습니다.
2. 입사자 정보를 한 번에 입력합니다
근로자가 여러 명이라면 이싸인온의 대량전송 기능을 활용할 수 있습니다.
대량전송용 엑셀 파일에 근로자별 정보를 입력하면 각 근로자에게 자신의 근로조건이 반영된 개별 계약서를 전송할 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같은 정보를 문서에 미리 적용할 수 있습니다.
▪️근로자 이름
▪️휴대폰 번호 또는 이메일
▪️근무 현장
▪️담당 업무
▪️계약 시작일과 종료일
▪️임금과 근무시간
▪️휴일과 휴게시간
▪️현장관리자 또는 회사 정보
동일한 근로계약서 양식은 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있어, 신규 입사가 집중되는 시기의 반복 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다.
3. 출근 전 미리 계약서를 보냅니다
근로 시작일이 정해져 있다면 예약전송 기능을 활용해 원하는 날짜와 시간에 근로계약서를 발송할 수 있습니다.
입사 전날이나 근무 시작 전 일정에 맞춰 계약서를 보내고, 근로자가 자신의 근로조건을 미리 확인하도록 업무 절차를 구성할 수 있습니다.
갑작스럽게 투입되는 근로자는 담당자가 확인한 뒤 즉시 전송하는 방식으로 처리할 수 있습니다.
4. 근로자는 스마트폰으로 확인하고 서명합니다
근로계약서는 이메일 또는 휴대폰 번호로 전달할 수 있습니다.
휴대폰 번호로 전송하면 카카오톡으로 서명 요청 알림이 전달되며, 카카오톡 전송이 어려운 경우 문자로 안내할 수 있습니다.
근로자는 이싸인온에 회원가입하거나 별도의 앱을 설치하지 않아도 됩니다.
전달받은 링크를 열어 자신의 근로조건을 확인하고, 필요한 정보를 작성한 뒤 스마트폰에서 서명할 수 있습니다.
계약의 중요도와 기업 정책에 따라 휴대폰 본인확인이나 접근 암호 등의 인증 방식도 추가할 수 있습니다.
5. 미서명자를 확인하고 알림을 다시 보냅니다
인사담당자는 이싸인온의 문서 상태를 통해 전송, 열람, 진행 중과 완료 여부를 확인할 수 있습니다.
근로계약서를 아직 열어보지 않은 사람과 열람했지만 서명을 완료하지 않은 사람을 구분해 확인할 수 있어, 전체 근로자에게 일일이 전화하지 않아도 됩니다.
서명이 완료되지 않은 근로자에게는 이메일이나 카카오톡 알림을 다시 보낼 수 있습니다.
다만 전자계약 시스템이 있다고 해서 미체결 위험이 자동으로 사라지는 것은 아닙니다.
회사는 근로 시작 전 완료 여부를 확인하고, 미서명자에게 필요한 안내를 하는 내부 절차를 함께 운영해야 합니다.
6. 완료된 계약서를 관리하고 교부합니다
계약이 완료되면 회사는 완료 문서와 문서이력인증서를 내려받을 수 있습니다.
근로자 역시 완료된 계약서를 확인하고 보관할 수 있도록 안내해야 합니다.
필요한 경우 완료된 계약서와 문서이력인증서를 근로자의 이메일이나 휴대폰으로 다시 전달할 수도 있습니다.
전자근로계약서를 도입할 때는 단순히 서명을 받는 것에서 끝내지 않고, 근로자가 최종 계약서를 언제든 확인하고 보관할 수 있도록 교부 절차까지 함께 설계해야 합니다.
종이 근로계약과 전자근로계약의 차이
구분 | 종이 근로계약 | 이싸인온 전자근로계약 |
|---|---|---|
계약서 준비 | 근로자별 복사·수정·출력 | 서식과 입사자 데이터 활용 |
여러 명 발송 | 현장 전달 또는 우편 발송 | 대량전송으로 개별 문서 발송 |
근로자 서명 | 본사 또는 현장에서 대면 | 모바일·PC에서 비대면 서명 |
진행 상태 | 현장관리자에게 별도 확인 | 문서별 전송·열람·완료 상태 확인 |
서명 누락 | 회수 후 발견 | 필수 작성란으로 누락 감소 |
미서명 안내 | 전화·문자로 개별 연락 | 대상 확인 후 알림 재전송 |
계약서 교부 | 사본 출력·전달 필요 | 완료 전자문서 전달 가능 |
문서 검색 | 서류철과 폴더에서 검색 | 이름·문서명·기간 등으로 검색 |
문서 보관 | 문서고와 현장별 파일 관리 | 완료 문서 온라인 보관 |