프랜차이즈·유통 계약 갱신, 대량전송으로 한 번에 관리하는 방법
계약 갱신이 몰리는 시즌, 영업팀의 업무도 멈춥니다
프랜차이즈 본사나 제조·유통 기업에서는 매년 일정한 시기에 계약 갱신 업무가 집중됩니다.
가맹점, 대리점, 협력사별로 새로운 계약 조건을 반영한 계약서를 준비하고 직인을 찍은 뒤 우편으로 발송합니다.
계약서를 보낸 다음부터는 기다림이 시작됩니다.
“계약서는 받아보셨나요?”
“서명하신 뒤 언제 보내주실 수 있을까요?”
“아직 도착하지 않은 것 같은데 다시 보내드릴까요?”
계약서를 받지 못했다는 곳에는 다시 발송하고, 서명 방법을 묻는 곳에는 절차를 설명합니다. 회신이 없는 거래처에는 전화와 문자를 반복해서 보내야 합니다.
100곳에 계약서를 보냈는데 30곳이 아직 회신하지 않았다면, 담당자는 완료된 계약보다 돌아오지 않은 계약서를 먼저 확인해야 합니다.
계약서 한 장이 늦어지는 문제처럼 보일 수 있지만 실제 업무에 미치는 영향은 더 큽니다.
기업의 내부 절차에 따라 계약 갱신이 완료되지 않으면 상품 출고, 서비스 개시, 거래 조건 변경과 정산 업무를 진행하기 어려울 수 있습니다.
종이 계약서의 느린 회수 과정이 영업과 운영 업무 전체의 병목이 되는 것입니다.
계약 갱신이 늦어지는 이유는 무엇일까요?
계약 상대방이 일부러 회신을 미루는 것만이 원인은 아닙니다.
종이 계약 방식 자체에 여러 단계가 있기 때문입니다.
계약서를 한 건씩 만들어야 합니다
같은 내용의 계약서라도 거래처명, 대표자, 계약 금액과 적용 기간이 다릅니다.
담당자는 기존 계약서를 복사한 뒤 거래처별 정보를 일일이 수정하고, 잘못된 정보가 없는지 다시 확인해야 합니다.
출력과 우편 발송이 필요합니다
계약서를 출력하고 직인을 날인한 뒤 봉투에 넣어 발송합니다.
주소가 바뀌었거나 담당자 정보가 오래된 경우 계약서가 반송되기도 합니다.
상대방도 다시 우편으로 보내야 합니다
계약서를 받은 거래처는 내용을 확인하고 서명 또는 날인한 뒤 다시 봉투에 넣어 보내야 합니다.
매장을 운영하거나 외근이 잦은 점주와 대리점 담당자에게는 이 과정 자체가 부담이 될 수 있습니다.
진행 상태를 별도로 관리해야 합니다
어느 거래처에 계약서를 보냈는지, 누가 받았는지, 서명이 완료됐는지를 우편 기록이나 엑셀로 따로 관리해야 합니다.
계약서가 돌아오지 않으면 담당자가 직접 연락해 현재 상태를 확인해야 합니다.
회수한 계약서를 다시 정리해야 합니다
회수된 계약서는 스캔하고 파일명을 변경한 뒤 거래처별 폴더에 보관합니다.
계약 조건이나 금액을 다른 시스템에 다시 입력해야 하는 경우도 있습니다.
계약서를 만드는 일보다 계약서를 보내고, 기다리고, 확인하고, 정리하는 데 더 많은 시간이 들어가는 구조입니다.
대량전송으로 거래처별 계약서를 한 번에 준비하세요
이싸인온의 대량전송 기능을 활용하면 동일한 양식의 계약서를 여러 거래처에 한 번에 보낼 수 있습니다.
한 개의 계약서 서식을 만들어 둔 뒤 거래처별 정보를 입력한 엑셀 파일을 업로드하면, 각 거래처의 정보가 반영된 개별 문서가 자동으로 생성됩니다.
이싸인온 대량전송은 동일한 양식의 문서를 최대 500명에게 한 번에 전송할 수 있습니다.
가맹계약 갱신, 대리점 계약, 연간 공급계약처럼 같은 양식을 여러 거래처에 반복해서 보내는 업무에 활용하기 좋습니다.
대량전송은 이렇게 진행됩니다
1. 반복해서 사용할 계약서 서식을 만듭니다
기존에 사용하던 PDF, 워드 또는 한글 계약서를 이싸인온에 업로드합니다.
거래처명, 대표자명, 계약 금액, 계약 기간과 서명란 등 거래처별로 달라지는 위치에 작성란을 설정합니다.
한 번 만든 서식은 다음 갱신 업무에서도 반복해서 사용할 수 있습니다.
2. 거래처별 정보를 입력합니다
이싸인온에서 대량전송용 엑셀 파일을 내려받은 뒤 각 거래처의 정보를 입력합니다.
예를 들면 다음과 같은 항목을 등록할 수 있습니다.
▪️거래처명 또는 점포명
▪️대표자 및 담당자명
▪️이메일 또는 휴대폰 번호
▪️계약 금액
▪️계약 시작일과 종료일
▪️거래 조건
▪️문서 작성란에 미리 표시할 내용
엑셀을 사용하지 않고 대량전송 화면에서 수신인 정보와 데이터를 직접 입력하는 방식도 이용할 수 있습니다.
3. 정보를 확인한 뒤 한 번에 전송합니다
입력한 데이터를 확인한 뒤 전송하면 거래처별 정보가 적용된 계약서가 각 수신인에게 개별적으로 전달됩니다.
여러 거래처에 같은 파일이 공유되는 것이 아니라, 각 수신인에게 자신의 정보가 담긴 계약서가 별도로 전송됩니다.
4. 계약 진행 상태를 확인합니다
관리자는 대량전송 메뉴에서 문서별 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
계약서가 전송되었는지, 상대방이 열람했는지, 서명을 완료했는지를 구분해 볼 수 있어 회신 여부를 확인하기 위해 모든 거래처에 전화할 필요가 줄어듭니다.
아직 서명하지 않은 거래처에는 이메일이나 카카오톡으로 알림을 다시 보낼 수 있습니다.
5. 완료된 계약서를 한곳에서 관리합니다
서명이 끝난 계약서는 이싸인온에 자동으로 저장됩니다.
거래처명과 문서명, 계약 기간 등을 기준으로 검색할 수 있으며, 완료된 문서의 데이터를 엑셀로 내려받아 후속 업무에 활용할 수도 있습니다.
종이 계약 갱신과 대량전송의 차이
구분 | 종이 계약 방식 | 이싸인온 대량전송 |
|---|---|---|
계약서 생성 | 거래처별로 복사·수정 | 엑셀 데이터로 개별 문서 생성 |
발송 방법 | 출력 후 우편 발송 | 이메일·카카오톡으로 전송 |
상대방 서명 | 출력·서명·우편 회신 | 모바일 또는 PC에서 서명 |
진행 상태 | 전화·문자·엑셀로 확인 | 문서별 상태 온라인 확인 |
미서명 안내 | 담당자가 직접 연락 | 알림 재전송 |
완료 문서 정리 | 스캔·파일명 변경·수기 분류 | 완료 문서 자동 저장 |
데이터 활용 | 필요한 값을 다시 입력 | 완료 문서 데이터 엑셀 다운로드 |
보관 방법 | 서류철·캐비닛 보관 | 온라인에서 검색·관리 |
전자계약은 단순히 우편을 이메일로 바꾸는 기능이 아닙니다.
거래처별 문서 생성부터 발송, 진행 상태 확인과 완료 문서 보관까지 계약 갱신의 전체 과정을 한곳으로 연결하는 방식입니다.
계약서는 점주의 스마트폰으로 바로 전달됩니다
가맹점주와 대리점 담당자는 매장 운영과 외근으로 인해 PC 앞에서 계약서를 처리하기 어려울 수 있습니다.
이싸인온으로 휴대폰 번호에 계약서를 보내면 카카오톡을 통해 서명 요청 알림이 전달됩니다. 카카오톡으로 알림을 받을 수 없는 경우에는 문자로 전송할 수 있으며, 이메일을 이용한 발송도 가능합니다.
계약서를 받은 사람은 이싸인온에 가입하지 않아도 됩니다.
전달받은 링크를 열어 계약 내용을 확인하고, 필요한 정보를 입력한 뒤 모바일 화면에서 서명할 수 있습니다.
기본적인 서명 요청에서는 별도의 앱을 설치하지 않아도 됩니다.
계약의 중요도와 회사의 내부 정책에 따라 휴대폰 본인확인, 공동인증서, 이메일 인증 또는 접근 암호 등 추가적인 인증 방식을 설정할 수도 있습니다.
거래처가 계약을 처리하기 쉬워지면 계약 담당자도 출력 방법이나 우편 회신 절차를 반복해서 안내하는 업무를 줄일 수 있습니다.
계약 완료가 빨라지면 후속 업무도 빨라집니다
계약 체결 시점이 매출 인식 시점과 항상 일치하는 것은 아닙니다.
매출 인식 여부는 상품이나 서비스의 제공 시점, 거래 조건, 검수와 대금 청구 조건 등 기업의 회계 기준에 따라 결정됩니다.
다만 계약 완료가 출고와 서비스 개시, 거래 등록 또는 정산 절차의 선행 조건이라면 계약 지연은 후속 업무 일정에도 영향을 줄 수 있습니다.
전자계약을 활용하면 다음과 같은 업무를 더 빠르게 이어갈 수 있습니다.
▪️갱신 계약 완료 후 새로운 거래 조건 적용
▪️공급계약 완료 후 상품 출고 준비
▪️서비스 이용계약 완료 후 계정이나 서비스 개통
▪️완료된 계약을 기준으로 청구·정산 업무 진행
▪️계약 데이터를 ERP·CRM 등 기존 시스템에 반영
특히 분기 말이나 가격 조정 시기처럼 여러 계약이 동시에 몰릴 때는 계약서의 진행 상태를 빠르게 파악하는 것만으로도 업무 지연을 줄이는 데 도움이 됩니다.
API 연동으로 계약 이후의 업무까지 연결할 수 있습니다
거래처와 출고 정보를 ERP나 CRM에서 관리하고 있다면 이싸인온 API 연동을 검토할 수 있습니다.
API를 활용하면 기존 시스템에 저장된 거래처 정보를 이용해 계약서를 생성하고, 계약 진행 상태를 내부 시스템에서 확인하는 업무 흐름을 구성할 수 있습니다.
기업의 업무 환경에 따라 다음과 같은 방식으로 활용할 수 있습니다.
ERP 또는 CRM에서 갱신 대상 거래처를 확인합니다.
등록된 거래처 정보로 계약서를 생성합니다.
거래처 담당자에게 전자서명을 요청합니다.
계약의 열람·서명·완료 상태를 내부 시스템에 반영합니다.
계약 완료 후 출고·서비스 개시·정산 등의 후속 업무를 진행합니다.