결혼식과 행사를 관리하는 일은 누군가의 중요한 순간을 만드는 일입니다. 하지만 아름다운 장면 뒤에는 웨딩플래너, 스튜디오, 행사 대행업체 등 수많은 업체와 인력의 조율, 그리고 그만큼 많은 문서와 계약이 따라옵니다. 신랑·신부와 고객부터 스튜디오, 플로리스트, 영상팀, 메이크업팀, 협력사, 스탭까지… 이해관계자가 많을수록 문서 관리의 복잡함과 분쟁 위험은 커질 수밖에 없습니다.
최근에는 이러한 문제를 해결하기 위해 웨딩·행사 업계에서도 전자계약 도입이 빠르게 확산되고 있습니다. 오늘은 웨딩·행사 전문업체에서 전자계약 이싸인온을 도입해야하는 이유를 자세하게 정리해드리겠습니다.
✔️ 웨딩·행사 업계의 문서 관리 현실과 문제점
1. 계약서 관리의 어려움
웨딩 업계는 다양한 계약 문서를 동시에 다룹니다. 예식장 이용 계약서뿐 아니라 스튜디오·드레스·메이크업(스·드·메) 계약, 패키지 계약, 추가 옵션 계약 등 형식도 제각각입니다. 현장에서 흔히 발생하는 문제는 다음과 같습니다:
▪️계약금 환불 및 위약금 관련 분쟁 빈번
웨딩컨설팅 피해구제 신청 중 62.1%가 계약 해제 거부·과도한 위약금 청구와 관련된 사례입니다. 계약서가 명확하지 않거나 보관이 제대로 되지 않으면 바로 분쟁으로 이어질 수 있습니다.
▪️불투명한 계약 구조
패키지 계약 특성상 고객이 개별 서비스 금액을 명확히 인지하지 못하는 경우도 많아 업체 신뢰도에 영향을 미칠 수 있습니다.
▪️중복·산재된 문서 보관
웨딩홀, 스튜디오, 플래너가 각각 따로 보관하면서 분실 위험이 커지고, 환불 기간·옵션 변경 등 관리가 어려운 경우가 많습니다.
2. 촬영 동의서 및 초상권 관련 리스크
촬영 동의는 단순한 절차가 아니라 법적 보호 장치입니다. 촬영 자체의 동의뿐 아니라 SNS·포트폴리오 활용까지 별도의 동의를 받아야 합니다. 그러나 현실은 어떨까요?
▪️행사 당일 현장에서 종이 동의서를 작성하느라 시간 지연 ▪️동의서 분실로 인해 촬영물 활용 불가 ▪️SNS 마케팅용 사진·영상 사용 동의 누락 ▪️활용 기간·범위가 명확하지 않아 사후 분쟁 발생
3. 스탭 확약서·인력 관리 문제
웨딩과 행사는 시즌성·현장성 업무이기 때문에 프리랜서와 일일 스탭이 많이 투입됩니다. 하지만 구두 합의나 카카오톡 메시지로만 계약을 대신하는 경우가 많아서 아래와 같은 문제가 발생하기도 합니다.
▪️스태프 갑작스러운 불참 시 책임 소재 불명확 ▪️근무 조건·급여 조건 확인 어려움 ▪️행사 일정 변경 시 재확약 절차 번거로움 ▪️긴급 투입 인력 계약서가 서명되지 않는 문제
이처럼 웨딩 업계는 여러 유형의 문서가 동시에 오가고, 빠르게 서명을 받아야 하며, 분쟁에 취약한 구조입니다.
📑 웨딩·행사 업계에서 전자계약이 필요한 핵심 문서
1. 고객 계약 문서
▪️웨딩 패키지 계약서 ▪️예식장 이용 계약서(보증인원·식대·대관료 등) ▪️스드메 계약서 ▪️행사 대행 계약서(기업행사, 돌잔치, 파티 등)
