매년 수천 건의 연구 협약서를 출력하고, 심사위원 서명을 받기 위해 일일이 연락하고, 계약서를 등기로 발송하며 며칠씩 기다리는 일 이것이 여전히 대학의 일상이라면 이제 바꿀 때입니다. 대학 행정의 디지털 전환(Digital Transformation)은 더 이상 선택이 아닙니다.
특히 연구 협약, 학사 행정, 대학 행정 업무 전반에서 종이 없는(Paperless) 환경을 구축하는 것은 효율성과 투명성을 높이는 핵심 과제입니다. 최근 한국과학기술원(KAIST)은 클라우드 기반 통합정보시스템 구축 사업 안에 맞춤형 구축형(On-Premise) 전자계약 솔루션을 성공적으로 적용하며 대학 행정 혁신의 대표 사례로 주목받고 있습니다. K대학의 도입은 단순한 시스템 전환이 아닌, 대학 행정 프로세스 전체의 디지털 혁신이 가능하다는 명확한 증거입니다.
🏫 K대학이 구축형 전자계약 솔루션을 선택한 이유
고도화된 내부 시스템 환경과 높은 보안 기준을 충족하기 위해 대학 맞춤형 구축형(On-Premise) 전자계약 솔루션을 선택했습니다. 그 이유는 명확합니다.
▪️ 기존 시스템과의 완벽한 연동 — 학사·연구·행정 시스템 간 통합 필요 ▪️ 데이터 주권 확보 — 민감한 연구 정보와 개인정보를 자체 서버에서 통제 ▪️ 유연한 커스터마이징 — 대학 특유의 복잡한 승인·결재 절차 반영 가능
이 선택을 통해 KAIST는 핵심 행정 프로세스를 통합 플랫폼에서 처리하는 체계를 완성했습니다.
💡 혁신적인 적용 범위 : 학사·연구·행정의 경계를 허물다.
단일 전자계약 시스템으로 연구 협약, 학위논문 심사, 행정 계약 등 대학 주요 업무를 통합 관리합니다.
▪️ 연구 협약 체결
총장, 연구책임자, 공동연구기관장 간 복잡한 협약 절차를 실시간 전자계약으로 전환해 속도와 투명성을 확보했습니다.
▪️ 학위논문 심사
다수의 심사위원이 동시에 전자서명할 수 있는 기능을 도입하여 종이 서명과 수기 제출 절차를 완전히 없앴습니다.
▪️ 행정 업무 전자계약화
위촉 계약, 연구 협력, 외부 기관 협약 등 행정 전반의 계약 절차를 디지털화하여 누락·분실·보관 리스크를 해소했습니다.
🔒 대학 맞춤형 기술력 : 차별화된 기능 구현
▪️ 스마트 이폼(전자서식) 연동
학사·연구 시스템과 완전 연동되어 데이터 입력을 자동화합니다. 예: 과제번호 입력 시 연구자·예산·기간 등이 자동 기입됩니다.
▪️다양한 전자서명 방식 통합
총장, 연구책임자, 공동기관장 등 역할별로 PKI 인증, 자필서명, 간편서명 방식을 유연하게 설정할 수 있습니다.
▪️다수 서명자 동시 처리
심사위원 등 여러 서명자가 동시에 문서에 서명할 수 있으며, 이 기능을 통해 행정 처리 시간이 70% 이상 단축되었습니다.
▪️GTSA 시점확인(TSA) 연계
전자계약 완료 시 행정안전부 전자문서 진본 확인센터와 연계되어 법적 효력을 공인 수준으로 보장합니다.
📈 도입 효과 : 효율성, 투명성, 보안의 조화
① 행정 효율성 향상
계약·심사 절차 실시간 처리로 행정 속도 수일 → 수시간으로 단축 인쇄·우편·보관 비용 절감
② 법적 투명성과 신뢰성 강화
GTSA 연동으로 문서 진본성·법적 효력 확보 감사 및 분쟁 발생 시 법적 증거자료 활용 전자서명 로그 기록으로 추적성과 책임성 강화
③ 사용자 만족도 향상
교수·연구자·학생이 언제 어디서나 서명 가능 해외 출장 중에도 실시간 계약 가능 심사위원 방문 없이 온라인 심사 완료
🧭 왜 구축형(On-Premise)인가?
대학은 기업과 달리 복잡한 승인 체계와 민감한 개인정보·연구 정보를 다루는 환경을 가지고 있습니다. 이 때문에 보안 통제권 확보와 세밀한 커스터마이징이 가능한 구축형 방식이 적합합니다. 이제 대학 행정도 속도·투명성·신뢰를 기준으로 평가받는 시대입니다.
K대학 처럼 맞춤형 구축형 전자계약 솔루션을 통해 효율성과 보안성, 연구 경쟁력을 모두 강화할 수 있습니다.
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